Kollaboration. Optimiert.

Manchen gilt das Microsoft-Produkt SharePoint als die Mutter moderner Intranets, solange ist es schon auf dem Markt. Durch die weltweite Verbreitung der Softwaresuite Microsoft365 ist SharePoint mittlerweile in den meisten Unternehmen bereits vorhanden. Doch die wenigstens schöpfen dessen vollständiges Potential aus und nutzen die Stärken dieser Softwarelösung zur Verbesserung der eigenen Organisation. SharePoint-Expert:innen der CompuSafe zeigen auf, wie’s besser geht.

Die Folgen der Corona-Pandemie haben wie kaum ein zweites Ereignis der vergangenen Jahrzehnte massive strukturelle Veränderungen unserer Arbeitswelt gebracht. Fast über Nacht stand die Frage “Wie können wir mithilfe digitaler Plattformen und Werkzeuge effektiv und effizient auf Distanz zusammenarbeiten” ganz oben auf der Todo-Liste des Managements. Innerhalb kürzester Zeit mussten Abläufe und Prozesse, die bis dahin offline funktioniert haben, ins Netz verlagert werden, um arbeits- und leistungsfähig zu bleiben. Tools zur Online-Kommunikationen wie auch dem gemeinsamen Bearbeiten von Daten werden benötigt. Mit Hochdruck werden jetzt Cloud-Migrationen vorangetrieben.

Auf diesem Spielfeld ist kaum ein Unternehmen so überzeugend unterwegs, wie der weltweit größte Anbieter von Businesssoftware: Microsoft. Schon seit langem hat der Softwareriese aus Redmond seine Server- wie Clientsoftware auf eine möglichst nahtlose Zusammenarbeit ihrer Nutzer ausgerichtet. Vor allem deren Businesssuite Microsoft365 (früher Office365) ist der unangefochtene Platzhirsch auf diesem Gebiet, denn in 85% der deutschen Unternehmen läuft die Software aus Redmond. Die Umstellung auf Cloud hat der Businesssoftware einen immensen Schub verliehen, nicht zuletzt wegen geänderter Lizenzmodelle und einer hohen Flexibilität. Das Paket Microsoft365 gilt daher zu Recht als König der Enterprise Collaboration, mit kaum noch einzuholendem Abstand zum größten Wettbewerber Google und dessen G-Suite.

Unter der Haube des umfangreichen Softwarepakets stecken kraftvolle Werkzeuge und die Serversoftware SharePoint ist eines der mächtigsten davon: Sie bietet ein umfassendes Framework für Workflow Management, Content Management und Business Intelligence. Selten war es einfacher, Wissen, Inhalte und Applikationen zu teilen und über die gesamte Organisation zur Verfügung zu stellen und damit dem schon lange bestehenden Anspruch an ein unternehmensweites Wissensmanagement gerecht zu werden. Dokumente können dabei in Echtzeit gemeinsam bearbeitet und in der Cloud (OneDrive) gespeichert und dann einfach per individualisierbarem Link geteilt werden, Rechte- und Versionsverwaltung inklusive. Durch Microsoft Teams wird SharePoint zum zentralen Hub für Messaging und Videochat, Termin- und Meetingplanung, Communities und vieles mehr. Zusätzliche Funktionalität kann über einen ständigen wachsenden Katalog sogenannter PowerApps per Klick integriert werden.

Beziehungsstatus: It’s Complicated

“Einer der größten Nutzen von SharePoint sind seine Funktionen zur Zusammenarbeit ”, weiß Robin Ruwolt, Leiter des Erweiterten Anwenderservice der CompuSafe Data Systems AG. Die Plattform müsse jedoch, so Ruwolt, von Grund auf an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Organisationseinheiten angepasst werden, um ihre volle Stärke auszuspielen. Dutzende von Optionen machen aber gerade dies für viele Anwender zur echten Herausforderung. Selten haben Teams die Zeit oder die Kompetenz, das mächtige Werkzeug ihren Bedürfnissen anzupassen. Kaum ein Unternehmen möchte zudem eigens SharePoint-Entwickler einstellen, um eine aus seiner Sicht vorübergehende Herausforderung in den Griff zu bekommen.
Damit bleibt allerdings nicht nur der Nutzen der Plattform weit hinter seinen Möglichkeiten zurück. Es können sogar zusätzliche Probleme entstehen. So ermittelte etwa das Researchinstitut Radicati Group für ihre Analyse “Microsoft SharePoint Market Analysis 2019-2023”, dass rund 66% der Anwender, die sich unzufrieden mit der Plattform zeigten, dies auf die anspruchsvolle und komplexe Konfiguration zurückführten. Ein Drittel der Nutzer gab an, dass sie zwischen sechs und zwölf Monate benötigten, ihre SharePoint-Installation so zu konfigurieren, dass sie den Nutzen lieferte, der gewünscht war. Damit dies jedoch gelingt, ist spezielles Wissen notwendig: SharePoint verlangt eine saubere, gut geplante und umgesetzte Implementierung, um spätere Performanceprobleme zu vermeiden.

“Besonders mächtig wird SharePoint aber dann, wenn in MS365 integrierte Tools wie PowerAutomate oder MSFlow genutzt werden. Damit lassen sich Workflows vollständig oder teilweise automatisieren, was die Produktivität von Einzelpersonen und Teams enorm erhöht und wertvolle Zeit spart”, verspricht IT-Experte Ruwolt. Mit seinem Team hat Ruwolt bereits eine Reihe von SharePoint-Optimierungen erfolgreich umgesetzt und weiß, worauf es dabei ankommt. “Häufig wird etwa der Berechtigungsverwaltung zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt”, stellt der Fachmann fest. Fehlt es hier an einem zu Ende gedachten Berechtigungskonzept oder ist dies unprofessionell umgesetzt, sind Datenpannen und Fehlfunktionen programmiert. Ein beabsichtigter Nutzen kann sich dann schnell in sein Gegenteil verkehren.

Damit es nicht zu solchen Niederlagen kommt, setzt Ruwolt mit seinem Team eine umfassende Optimierungsstrategie um. Bestandteile davon unter anderem:

• Analyse der Ist-Umgebung und Beratung zur Optimierung
• Migration Intranet SharePoint zu SharePoint Online im Rahmen von Migrationsprojekten
• SharePoint Online Erstellung, Berechtigungskonzepte
• SharePoint Online Strukturanpassungen (Ausrichtung nach Berechtigungskonzept, Verzeichnislängen reduzieren)
• Technische Prozessoptimierung auf Basis der User Experience
• Erstellung kleiner Powerapps für Mobilnutzung und effizientere Datenpflege
• Erstellung von SharePoint Online Flows zur Automatisierung sich wiederholender Prozesse
• Durchgehende Betreuung und Contentpflege sowie Beratung der User

“Damit eine Workflow-Umgebung mit SharePoint effektiv und effizient läuft und zur Wertschöpfung in der Organisation beiträgt, muss zunächst viel Zeit und Aufwand hineingesteckt werden”, mahnt Ruwolt. Hat ein Unternehmen SharePoint erst einmal implementiert, muss das System fortlaufend optimiert und gemanaged werden. So wie sich unsere Aufgaben und damit unser Arbeitsalltag stetig weiterentwickeln, wachsen auch die Anforderungen an eine Plattform, die uns helfen soll, diesen Workflow noch in den Griff zu bekommen: ein evolutionärer und iterativer Prozess, der das Potential birgt, die Plattform immer besser zu machen. Die Erfahrungen der Nutzer auf dieser Reise liefern hierfür wertvolle Erkenntnisse und bringen oft neue Use Cases ans Licht. Wird dann mit der richtigen Expertise eine sinnvolle Architektur errichtet, ist ein gewaltiger Schritt in Richtung kollaborativer und co-kreativer Organisation getan.

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